20 Contoh Soal PPPK Teknis 2024 Penata Layanan Operasional, Metode yang Efisien dan Efektif

5. Dinas Sosial Kota Z mengimplementasikan sistem pelayanan terpadu untuk program bantuan sosial pada awal tahun 2024. Setelah 6 bulan, dilakukan evaluasi kinerja sistem. Data menunjukkan:
Rata-rata waktu layanan menurun dari 45 menit menjadi 30 menit per transaksi.

Jumlah keluhan terkait ketidakakuratan data menurun 40 persen .

Jumlah penerima bantuan yang terlayani meningkat 25 % .

- Biaya operasional pelayanan meningkat 15 % .

Dalam menyusun laporan semester I, indikator kinerja utama (KPI) yang paling relevan untuk menilai efektivitas implementasi sistem baru adalah:

A. Penurunan waktu layanan rata-rata

B. Persentase penurunan keluhan

C. Peningkatan jumlah penerima bantuan

D. Rasio peningkatan efisiensi layanan terhadap peningkatan biaya operasional

E. Kombinasi penurunan waktu layanan dan peningkatan jumlah penerima

Jawaban D

6. Anda adalah supervisor di Unit Pelayanan Pajak Daerah. Pada akhir tahun 2024, Anda menemukan perbedaan signifikan antara data penerimaan pajak yang diinput ke sistem dan laporan keuangan yang disusun secara manual. Investigasi awal menunjukkan kemungkinan kesalahan input data selama periode sibuk pembayaran pajak kendaraan bermotor di bulan November-Desember. Langkah paling tepat untuk mengatasi masalah ini adalah:

A. Menggunakan data dari sistem sebagai data final tanpa verifikasi lebih lanjut

B. Mengandalkan laporan manual dan mengabaikan data sistem

C. Melakukan rekonsiliasi data dengan membandingkan entri sistem dan bukti pembayaran fisik

D. Mengambil rata-rata dari data sistem dan laporan manual

E. Menunda pelaporan hingga tahun berikutnya untuk memberikan waktu penyelesaian

Jawaban C

7. Dinas Perizinan Kota ABC mengimplementasikan sistem pelayanan online terintegrasi pada Januari 2024. Setelah 9 bulan penggunaan, dilakukan evaluasi kinerja sistem dengan hasil sebagai berikut:

- Waktu proses perizinan rata-rata menurun dari 14 hari menjadi 7 hari.

Jumlah perizinan yang diproses meningkat 40 % dibanding periode yang sama tahun sebelumnya.

Tingkat kepuasan pengguna meningkat dari 70 % menjadi 85 % .

Terjadi 5 kali gangguan sistem yang menyebabkan downtime total 48 jam. Biaya operasional meningkat 25 % karena perawatan sistem dan pelatihan staf.

Dalam menyusun laporan kinerja, indikator mana yang harus diberi perhatian. khusus dan memerlukan tindak lanjut segera?

A. Peningkatan jumlah perizinan yang diproses

B. Peningkatan tingkat kepuasan pengguna

C. Frekuensi dan durasi gangguan sistem

D. Penurunan waktu proses perizinan rata-rata

E. Peningkatan biaya operasional

Jawaban C

8. Sebuah kantor pelayanan publik mengalami peningkatan komplain terkait ketidakakuratan data layanan yang dilaporkan. Setelah dilakukan audit internal, ditemukan bahwa operator layanan operasional sering melakukan kesalahan dalam input data. Jika Anda adalah manajer layanan, langkah paling efektif untuk mengatasi masalah ini adalah:

A. Memberikan sanksi tegas kepada operator yang melakukan kesalahan

B. Mengganti sistem input data manual dengan sistem otomatis

C. Meningkatkan frekuensi pelatihan operator tanpa mengubah sistem

D. Mengimplementasikan sistem verifikasi ganda dan pelatihan berkala

Jawaban D

9. Seorang operator layanan operasional ditugaskan untuk menyusun laporan bulanan kinerja layanan. Data yang tersedia menunjukkan:

Jumlah pengunjung: 5000

Rata-rata waktu layanan: 15 menit

Tingkat kepuasan pelanggan: 85 %

Jumlah komplain: 50

Jumlah layanan selesai: 4800

Berdasarkan data tersebut, indikator kinerja utama yang perlu mendapat perhatian khusus adalah:

A. Tingkat penyelesaian layanan

B. Efisiensi waktu layanan

C. Tingkat kepuasan pelanggan

D. Jumlah pengunjung

E. Rasio komplain terhadap jumlah layanan

Jawaban E

10. Dalam upaya meningkatkan efisiensi dokumentasi layanan harian, sebuah instansi pemerintah berencana mengimplementasikan sistem pencatatan digital. Berikut adalah beberapa opsi yang dipertimbangkan:

1. Aplikasi mobile untuk input data real-time

2. Sistem barcode untuk tracking dokumen

3. Formulir online yang terintegrasi dengan database pusat

4. Sistem pengenalan suara untuk mencatat interaksi layanan

5. Dashboard analitik untuk monitoring kinerja layanan

Kombinasi teknologi yang paling efektif untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi dokumentasi layanan adalah:

A. 1, 2, dan 3

B. 2, 3, dan 4

C. 1, 3, dan 5

D. 3, 4, dan 5

E. 1, 2, dan 5

Jawaban E

11. Sebuah kantor pelayanan publik menghadapi masalah dalam penyusunan laporan layanan berkala. Berikut adalah temuan dari audit internal:

1. Inkonsistensi format pelaporan antar departemen

2. Keterlambatan pengumpulan data dari unit-unit terkait

3. Kesulitan dalam menganalisis tren layanan jangka panjang

4. Kurangnya integrasi data antara sistem manual dan digital

5. Minimnya visualisasi data dalam laporan

Berdasarkan temuan tersebut, prioritas utama yang harus diatasi untuk meningkatkan kualitas pelaporan adalah:

A. Mengembangkan template pelaporan standar dan sistem manajemen data terpadu

B. Meningkatkan kemampuan analisis data staf melalui pelatihan intensif

C. Mengimplementasikan sistem notifikasi otomatis untuk pengumpulan data

D. Berinvestasi pada software visualisasi data canggih

E. Membentuk tim khusus untuk mengawasi proses pelaporan

Jawaban A

12. Seorang operator layanan operasional menemukan perbedaan signifikan antara
data layanan yang diinput ke sistem dengan realitas di lapangan. Investigasi awal menunjukkan: 

1. Beberapa staf menggunakan shortcut dalam proses input untuk menghemat waktu

2. Ada kesalahpahaman tentang definisi beberapa indikator layanan

3. Sistem sering mengalami lag, menyebabkan duplikasi data

4. Beberapa formulir layanan tidak mencakup semua informasi yang dibutuhkan sistem

Langkah paling efektif untuk meningkatkan akurasi input data adalah:

A. Memberikan sanksi kepada staf yang menggunakan shortcut

B. Melakukan rekalibrasi sistem untuk mengatasi lag

C. Mengadakan workshop untuk standardisasi pemahaman indikator dan prosedur input

D. Merevisi semua formulir layanan agar sesuai dengan kebutuhan sistem

E. Menerapkan sistem input otomatis untuk menggantikan input manual

Jawaban C

13. Dalam upaya meningkatkan efisiensi layanan, sebuah instansi pemerintah mengimplementasikan sistem pencatatan layanan digital baru. Setelah 3 bulan, ditemukan beberapa masalah:

1. Waktu layanan meningkat 20 % karena staf kesulitan menggunakan sistem baru

2. Akurasi data meningkat 15 %

3. Biaya operasional menurun 10 % karena pengurangan penggunaan kertas

4. Kepuasan pelanggan menurun 5 % karena waktu tunggu yang lebih lama

5. Kemampuan analisis data meningkat signifikan

Berdasarkan data tersebut, langkah paling tepat untuk mengoptimalkan implementasi sistem baru ini adalah:

A. Kembali ke sistem lama dan menunda digitalisasi

B. Fokus pada peningkatan kepuasan pelanggan dengan menambah staf

C. Mengadakan pelatihan intensif penggunaan sistem dan optimasi proses layanan

D. Mengalokasikan dana lebih untuk pengembangan fitur sistem yang lebih user-friendly

E. Membentuk tim khusus untuk menangani input data, memisahkan dari staf layanan langsung

Jawaban C

14. Sebuah dinas pelayanan publik menghadapi masalah dalam mengintegrasikan data layanan dari berbagai unit. Berikut adalah kondisi yang dihadapi:

1. Setiap unit menggunakan format pelaporan yang berbeda

2. Ada ketidaksesuaian dalam periode pelaporan antar unit

3. Beberapa data kritis sering terlambat atau tidak lengkap

4. Terdapat duplikasi data antar unit yang menyulitkan analisis

5. Kurangnya standardisasi dalam penggunaan istilah teknis

Untuk mengatasi masalah ini, pendekatan yang paling efektif adalah:

A. Mengembangkan sistem pelaporan terpusat dengan format dan jadwal standar

B. Memberikan otonomi penuh kepada setiap unit untuk mengelola data mereka sendiri

C. Outsourcing proses integrasi data kepada pihak ketiga yang ahli

D. Menerapkan sistem reward and punishment berdasarkan ketepatan pelaporan 

E. Mengurangi frekuensi pelaporan untuk memudahkan proses integrasi

Jawaban A

15. Seorang manajer layanan diminta untuk menganalisis efektivitas program peningkatan kualitas layanan yang baru diterapkan. Data yang tersedia menunjukkan:

Tingkat kepuasan pelanggan meningkat dari 75 % menjadi 82 %

-Waktu tunggu rata-rata menurun dari 25 menit menjadi 18 menit

- Jumlah keluhan menurun 30 %

Biaya operasional meningkat 15 %

-Produktivitas staf (jumlah layanan per jam) menurun 5 %

Berdasarkan data tersebut, kesimpulan yang paling tepat mengenai efektivitas program adalah:

A. Program sangat efektif dan harus dilanjutkan tanpa perubahan

B. Program cukup efektif, namun perlu penyesuaian untuk meningkatkan produktivitas staf

C. Program tidak efektif karena peningkatan biaya operasional

D. Program harus dihentikan karena penurunan produktivitas staf

E. Diperlukan data tambahan untuk menilai efektivitas program secara komprehensif

Jawaban B

16. Sebuah instansi pemerintah ingin meningkatkan akurasi dan efisiensi input data layanan. Mereka mempertimbangkan beberapa opsi teknologi:

1. Sistem Optical Character Recognition (OCR) untuk digitalisasi dokumen fisik

2. Chatbot berbasis Al untuk input data otomatis dari interaksi pelanggan

3. Sistem biometrik untuk verifikasi identitas pengguna layanan

4. Blockchain untuk menjaga integritas dan transparansi data

5. Internet of Things (IoT) untuk pengumpulan data real-time dari berbagai titik layanan

Kombinasi teknologi yang paling efektif untuk meningkatkan akurasi dan efisiensi input data tanpa mengorbankan keamanan adalah:

A. 1, 2, dan 3

B. 2, 3, dan 4

C. 1, 3, dan 5

D. 3, 4, dan 5

E. 1, 4, dan 5

Jawaban C

17. Sebuah pemerintah daerah ingin meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pelaporan layanan publik. Mereka memutuskan untuk mengembangkan dashboard publik yang akan menampilkan data kinerja layanan secara real-time.

Berikut adalah beberapa pertimbangan:

1. Kebutuhan untuk menyeimbangkan transparansi dengan kerahasiaan data sensitif

2. Potensi kesalahpahaman publik terhadap data mentah tanpa konteks

3. Beban tambahan pada staf untuk memastikan akurasi data real-time

4. Kebutuhan infrastruktur IT yang lebih canggih dan mahal

5. Potensi peningkatan kepercayaan publik terhadap pemerintah

Berdasarkan pertimbangan tersebut, pendekatan paling efektif untuk implementasi dashboard publik adalah:

A. Menampilkan semua data tanpa filter untuk transparansi maksimal

B. Membatasi akses dashboard hanya untuk pejabat tinggi pemerintah

C. Menampilkan data agregat dengan penjelasan kontekstual dan pembaruan berkala

D. Menunda implementasi dashboard hingga semua risiko dapat dihilangkan 

E. Mengoutsource pengembangan dan manajemen dashboard ke pihak ketiga

Jawaban C

18. Dalam rangka meningkatkan efisiensi pencatatan layanan harian di kantor pemerintahan X, seorang operator layanan operasional diminta untuk mengimplementasikan sistem baru. Sistem ini harus mampu mencatat detail setiap interaksi dengan masyarakat, termasuk waktu, jenis layanan, dan hasil layanan. Namun, setelah satu bulan implementasi, ditemukan bahwa beberapa pegawai masih menggunakan sistem lama karena merasa sistem baru terlalu rumit. Apa langkah terbaik yang harus diambil oleh operator layanan operasional tersebut?

A. Menghapus akses ke sistem lama untuk memaksa penggunaan sistem baru

B. Melaporkan pegawai yang tidak patuh kepada atasan untuk diberikan sanksi 

C. Mengadakan pelatihan tambahan dan menyediakan panduan penggunaan sistem baru

D. Kembali menggunakan sistem lama dan melupakan sistem baru

E. Membiarkan pegawai memilih sistem mana yang ingin mereka gunakan

Jawaban C

19. Dalam upaya meningkatkan transparansi layanan publik, sebuah kecamatan menerapkan sistem pelaporan layanan online yang dapat diakses masyarakat. Seorang operator layanan operasional ditugaskan untuk mengunggah laporan mingguan setiap Jumat pukul 16.00. Pada suatu Jumat, terjadi gangguan jaringan internet dari pukul 15.30 hingga 17.00. Apa tindakan terbaik yang harus diambil oleh operator tersebut?

A. Menunda pengunggahan laporan hingga Senin pagi

B. Mengirimkan laporan via email kepada atasan

C. Menggunakan hotspot pribadi untuk mengunggah laporan

D. Mengunggah laporan segera setelah jaringan pulih, disertai catatan penjelasan keterlambatan

E. Mengabaikan pengunggahan laporan minggu ini

Jawaban D

20. Dalam rangka evaluasi kinerja tahunan, seorang operator layanan operasional diminta untuk menganalisis tren layanan bulanan sepanjang tahun 2023. Data menunjukkan bahwa layanan mengalami peningkatan signifikan setiap triwulan, namun mengalami penurunan di bulan-bulan tertentu. Apa langkah terbaik yang harus dilakukan operator tersebut dalam menyusun laporan evaluasi?

A. Hanya melaporkan data peningkatan triwulan untuk menunjukkan kinerja positif

B. Mengabaikan data penurunan dan hanya fokus pada tren peningkatan

C. Menyajikan seluruh data secara transparan disertai analisis faktor penyebab fluktuasi

D. Memanipulasi data untuk menghilangkan penurunan layanan

E. Menunda penyusunan laporan hingga mendapatkan data yang lebih baik

Jawaban C

Selamat mempelajari contoh soal PPPK Teknis 2024. Kumpulan soal Penata Layanan Operasional ini bisa digunakan untuk latihan persiapan ujian (MG/MuhammadThoriq)

Sumber: Youtube ARRA ALESHA (https://www.youtube.com/watch?v=wrLDTNUIzYQ)