RS Jiwa Prof HB Saanin Padang Luncurkan SIPATU, Digitalisasi Pengelolaan Arsip Tata Usaha

RUMAH Sakit Jiwa Prof. HB. Saanin Padang resmi meluncurkan SIPATU (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Tata Usaha), sebuah inovasi digital dalam pengelolaan arsip surat yang bertujuan meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan publik.

Inovasi ini mulai diimplementasikan secara resmi pada 25 Januari 2024, setelah melalui tahap uji coba sejak November 2023.

Inovasi yang diinisiasi oleh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) ini lahir dari permasalahan pengelolaan arsip yang sebelumnya masih dilakukan secara manual.

Pencatatan surat masuk menggunakan buku besar kerap menimbulkan kesalahan pencatatan dan memperlambat proses pencarian arsip yang dibutuhkan.

Seiring dengan hadirnya SIPATU, seluruh proses kini terintegrasi secara digital sehingga pencarian data arsip dapat dilakukan secara cepat dan tepat.

Menurut Kepala Bagian Umum RS Jiwa Prof HB Saanin, Wira Firmalinda, SKM, M.I.Kom, penerapan SIPATU merupakan bentuk komitmen rumah sakit dalam mewujudkan transparansi dan peningkatan kinerja pelayanan publik.

"Dengan SIPATU, kami berharap pengelolaan arsip menjadi lebih tertata, cepat, dan memenuhi standar pengelolaan arsip yang berkualitas," ujar Wira Firmalinda.

Baca juga: Bela Om Ered, Inovasi Pengelolaan Obat untuk Cegah Pemborosan dan Lindungi Keselamatan Pasien

Solusi atas Tantangan Digitalisasi Arsip

Inovasi ini juga menjawab tantangan nasional terkait digitalisasi pengelolaan arsip yang selama ini masih terfragmentasi dan manual.

Di tingkat lokal, RS Jiwa Prof HB Saanin Padang menjadi pelopor dalam menerapkan sistem digital arsip tata usaha di lingkungan rumah sakit.

Keunggulan SIPATU terletak pada kemampuannya mengelola arsip secara digital, berbeda dari metode lama yang bergantung pada pencatatan manual.

Setiap surat masuk kini langsung diinput ke dalam aplikasi lengkap dengan data pendukung seperti tanggal, perihal, dan sumber surat. Data yang telah diinput langsung dapat diakses kapan saja oleh petugas yang membutuhkan.

Baca juga: BELA OM ERED: Pemberian Label Obat yang Mendekati Kadaluarsa di RS Jiwa Prof HB Saanin Padang

Manfaat dan Harapan ke Depan

Melalui penerapan SIPATU, RS Jiwa Prof. HB. Saanin Padang menargetkan sejumlah manfaat, di antaranya:

1 Peningkatan kualitas pengelolaan arsip sesuai standar kearsipan nasional

2 Pencarian arsip lebih cepat dan tepat

3 Memudahkan staf dalam mendapatkan data surat untuk menunjang pelayanan publik

"Harapan kami, SIPATU bisa menjadi langkah awal untuk terus melakukan perbaikan berkelanjutan dalam kinerja rumah sakit, khususnya dalam pelayanan administrasi," tambah Wira Firmalinda.

Melalui implementasi SIPATU, RS Jiwa Prof HB Saanin Padang menjadi salah satu contoh nyata penerapan teknologi dalam sektor kesehatan yang mendukung transformasi digital pelayanan publik di Indonesia.(*/rls)