PT Semen Padang Gelar Learn & Share Pengelolaan Arsip, Kepala ANRI: Harus Punya Fundamen Moral

Alumni Fakultas Ilmu Budaya Universitas Gadjah Mada itu menerangkan bahwa pengelolan arsip sebetulnya menjalankan amanat UUD 1945. Pada pasal 28F, disebutkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, dan menyimpan Informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia.

Kemudian amanat pasal 33 ayat 2 dan 3 UUD 1945 juga disebutkan bahwa bumi, air, dan kekayaan alam yang dikandung didalamnya dikuasai sepenuhnya oleh negara untuk sebesar-besarnya dipergunakan untuk kemakmuran rakyat. "Nah, pernyataan dikuasai oleh negara itu artinya harus ada bukti-bukti kepemilikan oleh negara," bebernya.

"Terus terang untuk amanat ini, kita memang agak sedikit kurang serius, karena banyak arsip-arsip tentang bumi air yang dikandung di dalamnya tidak bisa dikelola secara integrasi yang kemudian disajikan kepada masyarakat. Harusnya, arsip tentang kekayaan alam harus dikelola sangat baik untuk menjaga kepentingan negara," imbuhnya.

Pada kesempatan itu, Imam juga menyampaikan arahan Presiden pada haris Kearsipan ke-50 pada 9 Juni tahun 2021, yaitu tinggalkan cara lama dalam mengelola arsip. Cara lama yang dimaksud itu, jelas Imam, yaitu pengelolaan tidak efisien, akses yang lamban, dan penyimpanan yang tersebar di mana-mana.

"Cara lama ini harus ditinggalkan dan kita harus beradaptasi dengan cara baru bebasis digital, sehingga kearsipan lebih terintegrasi, efisien dan efektif. Apalagi, arsip menjadi landasan dalam membuat keputusan yang cepat dan tepat. Arsip juga menjadi rujukan di dalam negeri maupun internasional untuk berkontribusi besar bagi kemajuan bangsa," pungkas Imam.

Ketua Tim Arsip PT Semen Padang Nelvi Irawati menyebut bahwa Kearsipan PT Semen Padang memiliki Visi Menuju Manajemen Karesipan yang tepat kelola dan tepat saji dengan memperhatikan aspek K3.

Sedangkan Misi nya, membangun manajemen kearsipan yang efektif dan efisien, peningkatan kemampuan dan kompetensi SDM di unit kearsipan dan koordinator, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, serta menjadikan arsip sebagai memori kolektif dan jati diri perusahaan.

Untuk mewujudkan Visi dan Misi tersebut, manajemen perusahaan mengeluarkan kebijakan kearsipan di PT Semen Padang pada tahun 2018.

Kebijakan kearsipan tersebut di antaranya berbunyi bahwa setiap insan perusahaan bertekad untuk melaksanakan pengelolaan kearsipan dengan memenuhui seluruh peraturan dan perundang-undangan serta perusahaan yang berlaku, mengelola arsip dengan cara yang tepat kelola dan tepat saji.

Kemudian, menyelamatkan dan mengamankan arsip vital perusahaan, mengembangkan manajemen kearsipan berbasis teknologi informasi dalam pengendalian dampak lingkungan, serta menyinergikan manajemen kearsipan dengan sistem manajemen yang lain.

"Kebijakan dari manajemen perusahaan diimplementasikan dalam manajemen kearsipan yang dilaksanakan secara menyeluruh dan terpadu menuju penyempurnaan berkelanjutan," kata Nelvi.

Terkait akreditasi karsipan yang diraih PT Semen Padang sejak tahun 2015, Nelvi membeberkan manfaatnya. Di antaranya, siklus pengelolaan arsip yang lebih baik sesuai dengan undang-undang dan peraturan kearsipan, pencarian arsip di sentral arsip kurang dari 5 menit.

"Manfaat lainnya, Semen Padang menjadi bagian dari Memory of Nation (MoN), karena sudah menyerahkan arsip statis ke ANRI, menjadi rujukan pengelolaan kearsipan yang direkomendasikan ANRI dan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Sumbar, serta dapat meningkatkan citra perusahaan," ujarnya.

Learn & Share itu mendapat respons positif dari para peserta. Hal itu terlihat dari komentar dan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
"Bu Nelvi mohon info kriteria untuk surat keluar yang harus melalui NDO dan non NDO," kata Sayekti, salah seorang peserta dari IKSG.

Peserta lainnya, Widiastuti, menanyakan apakah aplikasi e-arsip yang digunakan PT Semen Padang dapat digunakan juga oleh SIG Grup dan afiliasi.

Peserta lainnya dari PT Semen Tonasa pada kesempatan itu menyatakan ketertarikannya dengan aplikasi arsip PT Semen Padang. "Aku tertarik dengan aplikasi arsip di Semen Padang. Katanya aplikasi dari SIG ya? Bisa diduplikasi di Semen Tonasa kah?" kata peserta yang bernama Andita. (*)